Datenschutzerklärung

Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung
  1.1 Kontaktdaten
  1.2 Umfang der Datenverarbeitung, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen
  1.3 Datenverarbeitung außerhalb des EWR
  1.4 Speicherdauer
  1.5 Rechte der Betroffenen
  1.6 Pflicht zur Bereitstellung von Daten
  1.7 Keine automatische Entscheidungsfindung im Einzelfall
  1.8 Kontaktaufnahme
2. Datenverarbeitung auf unserer Website
  2.1 Hinweis für Websitebesucher aus Deutschland
  2.2 Informatorische Nutzung der Website
  2.3 Webhosting und Bereitstellung der Website
  2.4 Kontaktformular
  2.5 Stellenanzeigen
  2.6 Zahlungsdienstleister
  2.7 Technisch notwendige Cookies
  2.8 Drittanbieter
  2.8.1 Microsoft Clarity
  2.8.2 Elementor
  2.8.3 WP rocket
  2.8.4 Borlabs Cookie
  2.8.5 Google Analytics
  2.8.6 Google Tag Manager
  2.8.7 Google reCAPTCHA
  2.8.8 Microsoft Advertising (Bing Ads)
  2.8.9 Wordfence
  2.8.10 D3X / akin labs, Inc.
  2.8.11 heyData
3. Operative Datenverarbeitung im Rahmen des Hotelbetriebs (ohne Rezeption)
  3.1 Immobilien- & Buchungsmanagement (Apaleo & Guesty)
  3.2 Online-Check-in (likeMagic)
  3.3 Gästekommunikation (WhatsApp Business, likeMagic & D3X Chatbot)
  3.4 Digitaler Telefonsupport (Aircall & Sipgate)
  3.5 Prozess-Automatisierung (Make.com)
  3.6 Interne KI-Infrastruktur (Langdock)
  3.7 Gästefeedback-Systeme (Typeform)
  3.8 Digitales Vertragswesen (Adobe Sign)
  3.9 Finanzen, Rechnungsstellung & Einkauf (DATEV, CANDIS, Pleo, lucanet, easybill)
  3.10 IT-Infrastruktur & Cloud-Speicher (Microsoft 365 & Kollaborations-Tools)
4. Datenverarbeitung auf Social Media-Plattformen
  4.1 Facebook
  4.2 Instagram
  4.3 YouTube
  4.4 LinkedIn
5. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
6. Fragen und Kommentare

Einleitung

Im Folgenden informieren wir über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung

unserer Website https://www.homaris.com/de/

unserer Profile in Sozialen Medien.

Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf eine konkrete natürliche Person beziehbar sind, z. B. ihr Name oder ihre IP-Adresse.

1.1 Kontaktdaten

Verantwortlicher gem. Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist Homaris AG, Invalidenstraße 112, Berlin, Deutschland, E-Mail: info@homaris.de. Gesetzlich vertreten werden wir durch Marc Pielke (Vorsitzender), Dennis Schenkel.

Unser Datenschutzbeauftragter ist über die heyData GmbH, Schützenstraße 5, 10117 Berlin, www.heydata.eu, E-Mail: datenschutz@heydata.eu erreichbar.

1.2 Umfang der Datenverarbeitung, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen

Den Umfang der Verarbeitung der Daten, Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen führen wir im Detail weiter unten aus. Als Rechtsgrundlage für eine Datenverarbeitung kommen grundsätzlich die folgenden in Betracht:

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO dient uns als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, für die wir eine Einwilligung einholen.

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO ist Rechtsgrundlage, soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, z.B. wenn ein Seitenbesucher von uns ein Produkt erwirbt oder wir für ihn eine Leistung ausführen. Diese Rechtsgrundlage gilt auch für Verarbeitungen, die für vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind, etwa bei Anfragen zu unseren Produkten oder Leistungen.

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO findet Anwendung, wenn wir mit der Verarbeitung personenbezogener Daten eine rechtliche Verpflichtung erfüllen, wie es z.B. im Steuerrecht der Fall sein kann.

Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO dient als Rechtsgrundlage, wenn wir uns zur Verarbeitung personenbezogener Daten auf berechtigte Interessen berufen können, z.B. für Cookies, die für den technischen Betrieb unserer Website erforderlich sind.

1.3 Datenverarbeitung außerhalb des EWR

Soweit wir Daten an Dienstleister oder sonstige Dritte außerhalb des EWR übermitteln, garantieren Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission nach Art. 45 Ab. 3 DSGVO die Sicherheit der Daten bei der Weitergabe, soweit diese vorhanden sind, wie dies z.B. für Großbritannien, Kanada und Israel der Fall ist.

Bei der Datenweitergabe an Dienstleister in den USA, ist Rechtsgrundlage für die Datenweitergabe ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission, wenn sich der Dienstleister zusätzlich unter dem EU US Data Privacy Framework zertifiziert hat.

In anderen Fällen (z.B. wenn kein Angemessenheitsbeschluss existiert), sind Rechtsgrundlage für die Datenweitergabe im Regelfall, also soweit wir keinen abweichenden Hinweis geben, Standardvertragsklauseln. Diese sind ein von der EU-Kommission verabschiedetes Regelwerk und Teil des Vertrags mit dem jeweiligen Dritten. Nach Art. 46 Abs. 2 lit. b DSGVO gewährleisten sie die Sicherheit der Datenweitergabe. Viele der Anbieter haben über die Standardvertragsklauseln hinausgehende vertragliche Garantien abgegeben, die die Daten über die Standardvertragsklauseln hinaus schützen. Das sind z.B. Garantien hinsichtlich der Verschlüsselung der Daten oder hinsichtlich einer Pflicht des Dritten zum Hinweis an Betroffene, wenn Strafverfolgungsorgane auf Daten zugreifen wollen.

1.4 Speicherdauer

Sofern nicht im Rahmen dieser Datenschutzerklärung ausdrücklich angegeben, werden die bei uns gespeicherten Daten gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird ihre Verarbeitung eingeschränkt, d.h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z.B. für Daten, die wir aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahren müssen.

1.5 Rechte der Betroffenen

Betroffene haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der sie betreffenden personenbezogenen Daten:

Recht auf Auskunft,

Recht auf Berichtigung oder Löschung,

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,

Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung,

Recht auf Datenübertragbarkeit,

Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Betroffene haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Kontaktdaten der Datenschutz-Aufsichtsbehörden sind unter https://www.bfdi.bund.de/DE/Service/Anschriften/Laender/Laender-node.html abrufbar.

1.6 Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Gäste, Interessenten oder Dritte müssen uns im Rahmen einer Geschäftsbeziehung oder sonstigen Beziehung nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung oder für die sonstige Beziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss eines Vertrages oder die Bereitstellung einer Leistung ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag oder sonstige Beziehung nicht mehr durchführen können.

Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet.

1.7 Keine automatische Entscheidungsfindung im Einzelfall

Zur Begründung und Durchführung einer Geschäftsbeziehung oder sonstigen Beziehung nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich geboten ist.

1.8 Kontaktaufnahme

Bei der Kontaktaufnahme mit uns, z.B. per E-Mail oder Telefon, werden die uns mitgeteilten Daten (z.B. Namen und E-Mail-Adressen) von uns gespeichert, um Fragen zu beantworten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO), an uns gerichtete Anfragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Datenverarbeitung auf unserer Website

2.1 Hinweis für Websitebesucher aus Deutschland

Unsere Website speichert Informationen in der Endeinrichtung von Websitebesuchern (z.B. Cookies) oder greift auf Informationen zu, die bereits in der Endeinrichtung gespeichert sind (z.B. IP-Adressen). Welche Informationen dies im Einzelnen sind, ist den folgenden Abschnitten zu entnehmen.

Diese Speicherung und dieser Zugriff erfolgt auf Grundlage der folgenden Bestimmungen:

Soweit diese Speicherung oder dieser Zugriff unbedingt erforderlich ist, damit wir dem von Websitebesuchern ausdrücklich gewünschten Dienst unserer Website zur Verfügung stellen (z.B. zur Durchführung eines vom Websitebesucher genutzten Chatbot oder zur Sicherstellung der IT-Sicherheit unserer Website), erfolgt sie auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).

Im Übrigen erfolgt diese Speicherung oder dieser Zugriff auf Grundlage der Einwilligung der Websitebesucher (§ 25 Abs. 1 TDDDG).

Die nachgelagerte Datenverarbeitung erfolgt nach Maßgabe der folgenden Abschnitte und auf Grundlage der Vorschriften der DSGVO.

2.2 Informatorische Nutzung der Website

Bei der informatorischen Nutzung der Website, also wenn Seitenbesucher uns nicht gesondert Informationen übermitteln, erheben wir die personenbezogenen Daten, die der Browser an unseren Server übermittelt, um die Stabilität und Sicherheit unserer Website zu gewährleisten. Darin liegt unser berechtigtes Interesse, so dass Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ist.

Diese Daten sind:

IP-Adresse

Datum und Uhrzeit der Anfrage

Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)

Inhalt der Anfrage (konkrete Seite)

Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode

jeweils übertragene Datenmenge

Website, von der die Anfrage kommt

Browser

Betriebssystem und dessen Oberfläche

Sprache und Version der Browsersoftware.

Diese Daten werden außerdem in Logfiles gespeichert. Sie werden gelöscht, wenn ihre Speicherung nicht mehr erforderlich ist, spätestens nach 14 Tagen.

2.3 Webhosting und Bereitstellung der Website

Unsere Website hostet Cloudways. Anbieter ist Digitalocean LLC, 101 Avenue of the Americas 10th Floor New York, NY 10013, USA. Der Anbieter verarbeitet dabei die über die Website übermittelten personenbezogenen Daten, z.B. Inhalts-, Nutzungs-, Meta-/Kommunikationsdaten oder Kontaktdaten, in der EU. Weitere Informationen finden sich in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter https://www.digitalocean.com/legal/privacy-policy.

Es ist unser berechtigtes Interesse, eine Website zur Verfügung zu stellen, so dass die Rechtsgrundlage der beschriebenen Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ist.

2.4 Kontaktformular

Bei Kontaktaufnahme über das Kontaktformular auf unserer Website speichern wir die dort abgefragten Daten und den Inhalt der Nachricht. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse, an uns gerichtete Anfragen zu beantworten. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist deshalb Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

2.5 Stellenanzeigen

Wir veröffentlichen Stellenanzeigen auf unserer Website, auf mit der Website verbundenen Seiten oder auf Websites von Dritten. Die Verarbeitung der im Rahmen der Bewerbung angegebenen Daten erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens. Soweit diese für unsere Entscheidung, ein Beschäftigungsverhältnis zu begründen, erforderlich sind, ist Rechtsgrundlage Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG. Die zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlichen Daten haben wir entsprechend gekennzeichnet oder weisen auf sie hin. Wenn Bewerber diese Daten nicht angeben, können wir die Bewerbung nicht bearbeiten. Weitere Daten sind freiwillig und nicht für eine Bewerbung erforderlich. Falls Bewerber weitere Angaben machen, ist Grundlage ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

Wir bitten Bewerber, in Lebenslauf und Anschreiben auf Angaben zu politischen Meinungen, religiösen Anschauungen und ähnlich sensiblen Daten zu verzichten. Sie sind nicht für eine Bewerbung erforderlich. Wenn Bewerber dennoch entsprechende Angaben machen, können wir ihre Verarbeitung im Rahmen des Lebenslaufes oder Anschreibens nicht verhindern. Ihre Verarbeitung beruht dann auch auf der Einwilligung der Bewerber (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Schließlich verarbeiten wir die Daten der Bewerber für weitere Bewerbungsverfahren (Talent-Pool), wenn sie uns dazu ihre Einwilligung erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO).

Wir nutzen hierbei join.com (Joint Marketing Services GmbH, Deutschland) für das Multiposting von Stellenanzeigen und als digitales Bewerbermanagement-System sowie kununu für das Management von Arbeitgeberbewertungen. Zur internen Verwaltung der Personalakten unserer Festangestellten sowie zur Unterstützung des Recruiting-Prozesses setzen wir das HR-System Personio (Personio SE & Co. KG, Deutschland) ein. Für die rechtssichere Beschäftigung, Gehaltsabrechnung und Verwaltung von Mitarbeitern und Freelancern im Ausland nutzen wir die Plattformen Remote (Remote Technology, Inc., USA) und omnipresent (Omnipresent Group, Großbritannien). Rechtsgrundlage hierfür ist die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses (Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG) bzw. die Vertragserfüllung bei externen Partnern und Freelancern (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

Die Daten der Bewerber geben wir an die zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung, an die genannten Auftragsverarbeiter im Bereich Recruiting/HR und an die im Übrigen im Bewerbungsverfahren beteiligten Mitarbeiter weiter. Wenn wir im Anschluss an das Bewerbungsverfahren ein Beschäftigungsverhältnis mit dem Bewerber eingehen, löschen wir die Daten erst nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Andernfalls löschen wir die Daten spätestens sechs Monate nach Ablehnung eines Bewerbers. Wenn Bewerber uns ihre Einwilligung erteilt haben, ihre Daten auch für weitere Bewerbungsverfahren zu verwenden, löschen wir ihre Daten erst ein Jahr nach Erhalt der Bewerbung.

2.6 Zahlungsdienstleister

Zur Abwicklung von Zahlungen nutzen wir Zahlungsabwickler, die selbst datenschutzrechtlich Verantwortliche im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO sind. Soweit diese von uns im Bestellprozess eingegebene Daten und Zahlungsdaten erhalten, erfüllen wir damit den mit unseren Gäste geschlossenen Vertrag (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

Diese Zahlungsdienstleister sind:

Stripe Payments Europe, Ltd., Ireland

2.7 Technisch notwendige Cookies

Unsere Website setzt Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die im Webbrowser auf dem Endgerät eines Seitenbesuchers gespeichert werden. Cookies helfen dabei, das Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Soweit diese Cookies für den Betrieb unserer Website oder ihre Funktionen erforderlich sind (nachfolgend „Technisch notwendige Cookies“), ist Rechtsgrundlage der damit verbundenen Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse, Gäste und anderen Seitenbesuchern eine funktionsfähige Website zur Verfügung zu stellen. Zu den folgenden Zwecken setzten wir konkret technisch notwendige Cookies,

die Spracheinstellungen übernehmen

2.8 Drittanbieter

2.8.1 Microsoft Clarity

Wir setzen Microsoft Clarity zur Analyse, zur Identifizierung von Geschäftschancen ein. Der Anbieter ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Ireland. Der Anbieter verarbeitet Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen), Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten) in der EU.

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt auf der Basis von Einwilligungen. Betroffene können ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem sie uns z.B. unter den in unserer Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten kontaktieren. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf.

Die Daten werden gelöscht, wenn der Zweck ihrer Erhebung entfallen ist und keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Weitere Informationen sind in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement abrufbar.

2.8.2 Elementor

Wir setzen Elementor zur Erstellung von Websites ein. Der Anbieter ist Elementor LTD., Tuval St 40, Ramat Gan, Israel. Der Anbieter verarbeitet Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen), Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten) in der EU.

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse, eine Website einzurichten und zu unterhalten und uns so nach außen zu präsentieren.

2.8.3 WP rocket

Wir setzen WP rocket für die Website-Performance ein. Der Anbieter ist SAS WP MEDIA, 4 rue de la République, 69001 LYON, Frankreich. Der Anbieter verarbeitet Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen) in der EU.

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse die Ladezeit auf unserer Website zu verkürzen.

2.8.4 Borlabs Cookie

Wir setzen Borlabs Cookie zum Management von Einwilligungen ein. Der Anbieter ist Borlabs GmbH, Hamburger Str. 11, 22083 Hamburg, Deutschland. Der Anbieter verarbeitet in der EU.

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist „-„. Diese Website verwendet Borlabs Cookie, das ein technisch notwendiges Cookie (borlabs-cookie) setzt, um die Cookie-Einwilligungen der Seitenbesucher zu speichern. Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Im Cookie borlabs-cookie werden die Einwilligungen der Seitenbesucher gespeichert, die sie beim Betreten der Website gegeben haben. Möchten Seitenbesucher diese Einwilligungen widerrufen, können sie einfach das Cookie in ihrem Browser löschen. Wird die Website neu geladen, werden sie erneut nach ihrer Cookie-Einwilligung gefragt.

2.8.5 Google Analytics

Wir setzen Google Analytics zur Analyse ein. Der Anbieter ist Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA. Der Anbieter verarbeitet Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen), Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten) in den USA.

Die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Land außerhalb des EWR erfolgt auf der Rechtsgrundlage Angemessenheitsbeschluss. Die Sicherheit der in das Drittland (also einem Land außerhalb des EWR) übermittelten Daten ist gewährleistet, weil die EU-Kommission im Rahmen eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 Abs. 3 DSGVO beschlossen hat, dass das Drittland ein angemessenes Schutzniveau bietet.

2.8.6 Google Tag Manager

Wir setzen Google Tag Manager für Werbung, zur Analyse ein. Der Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Anbieter verarbeitet Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten) in den USA.

Wir löschen die Daten, wenn der Zweck ihrer Erhebung entfallen ist. Weitere Informationen sind in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter https://business.safety.google/privacy/ abrufbar.

2.8.7 Google reCAPTCHA

Wir setzen Google reCAPTCHA zur Verwaltung von Authentifizierungen ein. Der Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Dublin, Irland. Der Anbieter verarbeitet Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen), Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten) in den USA.

2.8.8 Microsoft Advertising (Bing Ads)

Wir setzen Microsoft Advertising (Bing Ads) zum Konvertierungs-Tracking, zur Analyse ein. Der Anbieter ist Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, Irland. Der Anbieter verarbeitet Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen), Nutzungsdaten (z.B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten) in den USA.

2.8.9 Wordfence

Wir setzen Wordfence für die Sicherheit unserer Anwendungen ein. Der Anbieter ist DEFIANT INC., 1700 Westlake Ave N Ste 200, Seattle, WA 98109, USA. Der Anbieter verarbeitet Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. Geräte-Informationen, IP-Adressen), Kontaktdaten (z.B. E-Mail-Adressen, Telefonnummern) in den USA.

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse, unsere Website sicher zu gestalten und vor Angriffen zu schützen.

Die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Land außerhalb des EWR erfolgt auf der Rechtsgrundlage Standardvertragsklauseln. Die Sicherheit der in das Drittland (also einem Land außerhalb des EWR) übermittelten Daten ist durch gemäß dem Prüfverfahren nach Art. 93 Abs. 2 DSGVO erlassene Standarddatenschutzklauseln gewährleistet (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die wir mit dem Anbieter vereinbart haben.

2.8.10 D3X / akin labs, Inc.

Wir setzen D3X als KI-gestützten Chatbot zur automatisierten Bearbeitung von Anfragen und Nachrichten (u. a. über WhatsApp) ein. Der Anbieter ist akin labs, Inc., 440 N Barranca Ave #2546, Covina, CA 91723, USA. Der Anbieter verarbeitet Kontaktdaten (z. B. Namen, Telefonnummern), Buchungs- und Reservierungsdaten (z. B. Buchungsnummer, An- und Abreisedatum, Zimmernummer, gebuchte Services, Zugangscodes) sowie Meta-/Kommunikationsdaten (z. B. Chat-Inhalte) in den USA.

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Beherbergungsvertrags bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer effizienten und automatisierten Abwicklung unserer Gästekommunikation.

2.8.11 heyData

Wir haben ein Datenschutz-Siegel auf unserer Website eingebunden. Der Anbieter ist heyData GmbH, Schützenstraße 5, 10117 Berlin, Deutschland. Der Anbieter verarbeitet Meta-/Kommunikationsdaten (z.B. IP-Adressen) in der EU.

Die Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse, Website-Besuchern eine Bestätigung über unsere Datenschutz-Compliance zur Verfügung zu stellen. Gleichzeitig hat der Anbieter ein berechtigtes Interesse daran, sicherzustellen, dass nur Gäste mit bestehenden Verträgen seine Siegel nutzen, weshalb eine bloße Bildkopie des Zertifikats keine gangbare Alternative zur Bestätigung darstellt.

Die Daten werden nach der Erhebung maskiert, damit kein Personenbezug mehr besteht. Weitere Informationen sind in der Datenschutzerklärung des Anbieters unter https://heydata.eu/datenschutzerklaerung abrufbar.

Operative Datenverarbeitung im Rahmen des Hotelbetriebs (ohne Rezeption)

Da Homaris als modernes Hotelkonzept ohne physische Rezeption betrieben wird, steuern wir den gesamten Buchungs-, Check-in-, Kommunikations-, Personal- und Verwaltungsbetrieb über integrierte digitale Systeme. Die Verarbeitung Ihrer Daten in diesen Systemen ist für die Durchführung unseres Hotelkonzepts unerlässlich.

3.1 Immobilien- & Buchungsmanagement (Apaleo & Guesty)

Wir nutzen die Systeme Apaleo und Guesty zur zentralen Verwaltung all unserer Gästedaten, Zimmerbelegungen, Reservierungen und Zahlungsabwicklungen. Hierbei werden Stammdaten, Kontaktdaten sowie Buchungsdetails verarbeitet. Die Anbieter nutzen Standard-Cloud-Hosting-Strukturen. Die Übermittlung in Drittländer ist über Standardvertragsklauseln bzw. das EU-US Data Privacy Framework abgesichert. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Beherbergungsvertrags).

3.2 Online-Check-in (likeMagic)

Wir bieten auf unserer Website und über verknüpfte Kanäle die Möglichkeit eines digitalen Online-Check-ins an. Hierzu setzen wir die Software likeMagic ein. Der Anbieter ist die likeMagic AG, Heinrich-Federer-Strasse 4, 8038 Zürich, Schweiz. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten (insb. Stammdaten wie Name, Geburtsdatum, Anschrift und Staatsangehörigkeit sowie bei ausländischen Gästen die Seriennummer des Identitätsdokuments) in der EU sowie in der Schweiz. Die Übermittlung personenbezogener Daten in ein Land außerhalb des EWR (Schweiz) erfolgt auf der Rechtsgrundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission.

Die Rechtsgrundlage der nachgelagerten Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der wir als Beherbergungsstätte nach den §§ 29, 30 des Bundesmeldegesetzes (BMG) unterliegen. Soweit die Daten für die Durchführung des Beherbergungsvertrages erforderlich sind, ist Rechtsgrundlage zudem Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Im Rahmen dieses digitalen Prozesses werden keine Fotokopien oder Scans von Identitätsdokumenten angefertigt oder gespeichert.

3.3 Gästekommunikation (WhatsApp Business, likeMagic & D3X Chatbot)

Zur digitalen Kommunikation mit unseren Gästen, zur Versendung von Buchungsbestätigungen und automatisierten Benachrichtigungen rund um die Reservierung sowie für den Gästeservice nutzen wir WhatsApp Business. Der Anbieter ist Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland.

Der Empfang und die Beantwortung von WhatsApp-Nachrichten erfolgen zentral über die Verwaltungs-Plattform likeMagic (likeMagic AG, Schweiz). Zur automatisierten Bearbeitung von Anfragen und Nachrichten setzen wir zudem den KI-gestützten Chatbot D3X der akin labs, Inc. (440 N Barranca Ave #2546, Covina, CA 91723, USA) ein.

Im Rahmen dieser Kommunikation verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

Vollständiger Name und Anrede (sowie als Referenz bei Gruppenbuchungen)

Buchungsdaten (Buchungsnummer, An- und Abreisedatum, Zimmernummer, gebuchte Services)

Individuelle Zugangscodes für die Türen

Inhalt der ausgetauschten Nachrichten und Chatverläufe

Für den Versand von Buchungsbestätigungen, Aufenthaltsinformationen, Zugangscodes und die Bearbeitung von Serviceanfragen ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Beherbergungsvertrags bzw. Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen).

Soweit die Nutzung von WhatsApp optional erfolgt und auf berechtigten Interessen an einer effizienten und modernen Kundenkommunikation beruht, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Die Übermittlung von Daten an akin labs, Inc. (USA) erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln (EU-SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Für die Übermittlung an die likeMagic AG (Schweiz) liegt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO vor. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzerklärungen von Meta, likeMagic und akin labs (d3x.ai).

3.4 Digitaler Telefonsupport (Aircall & Sipgate)

Für unseren telefonischen Gästeservice nutzen wir die digitalen Telefonie-Systeme Aircall (Aircall SAS, Frankreich) und Sipgate (Sipgate GmbH, Gladbacher Str. 74, 40219 Düsseldorf, Deutschland). (Hinweis: Das System 3cx wurde abgeschaltet). Über Sipgate werden keine direkten Gastkontakte abgewickelt. Bei Nutzung unseres Supports über Aircall werden Gespräche zu Qualitäts- und Schulungszwecken aufgezeichnet, sofern Sie zu Beginn des Telefonats im Auswahlmenü aktiv zustimmen („Drücke die 1“).

Rechtsgrundlage für das Telefonat selbst ist unser berechtigtes Interesse an der Bereitstellung eines Supports (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). Rechtsgrundlage für die Gesprächsaufzeichnung ist Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

3.5 Prozess-Automatisierung (Make.com)

Zur softwareseitigen Verknüpfung und Automatisierung unserer internen Datenprozesse nutzen wir die Plattform Make.com (Anbieter: Celonis SE, Deutschland). Über Make werden Gästedaten automatisiert im Hintergrund zwischen unseren Systemen (z. B. zur Datenweiterleitung aus Guesty) übertragen, um einen reibungslosen Ablauf ohne physische Rezeption zu garantieren. (Hinweis: Das US-System Zapier wurde abgeschaltet). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der effizienten Automatisierung unserer Hotelprozesse (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) sowie die Erfüllung des Vertrages (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

3.6 Interne KI-Infrastruktur (Langdock)

Wir setzen die datenschutzkonforme KI-Arbeitsumgebung Langdock (Langdock GmbH, Deutschland) ein. Dieses System unterstützt unsere Mitarbeiter bei internen Prozessen und verarbeitet in diesem Zuge auch Gästedaten (z. B. zur Strukturierung und Auswertung von digitalem Gästefeedback). Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der technologischen Optimierung unseres Gästeservices (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO). (Hinweis: Die Systeme ChatGPT und Microsoft Copilot werden von uns nicht mehr direkt genutzt).

3.7 Gästefeedback-Systeme (Typeform)

Zur Einholung von digitalem Gästefeedback nach dem Aufenthalt nutzen wir Typeform (Typeform S.L., Spanien). Hierbei wird die Buchungsnummer verarbeitet und das individuelle Feedback erfasst. Typeform nutzt die Standard-Cloudinfrastruktur des Anbieters ohne Einschränkung auf reine EU-Server. Die Teilnahme an diesen Umfragen ist freiwillig. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung durch die freiwillige Teilnahme (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an der kontinuierlichen Qualitätssicherung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

3.8 Digitales Vertragswesen (Adobe Sign)

Zum digitalen Abschluss von Miet- und Beherbergungsverträgen direkt mit unseren Gästen sowie im B2B- und Personalbereich setzen wir Adobe Sign (Adobe Systems Software Ireland Limited, Irland) ein. (Hinweis: Das System DocuSign wird hierfür nicht genutzt). Über Adobe Sign leisten Sie eine digitale Unterschrift. Rechtsgrundlage für die damit verbundene Datenverarbeitung ist der Abschluss und die Erfüllung des Vertrages (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO).

3.9 Finanzen, Rechnungsstellung & Einkauf (DATEV, CANDIS, Pleo, lucanet, easybill)

Für unsere interne Finanzbuchhaltung, das Ausgabenmanagement und das Controlling nutzen wir die Systeme DATEV (DATEV eG), CANDIS (Candis GmbH), Pleo (Pleo Technologies ApS) und lucanet. Über diese internen Buchhaltungs-Systeme werden keine Rechnungen an Hotelgäste erstellt und keine operativen Gästedaten verarbeitet; sie dienen ausschließlich der Erfassung von B2B-Daten (Lieferantenrechnungen, Partnerdaten und Spesenbelege).

Die automatisierte Rechnungsstellung direkt an Hotelgäste erfolgt separat über das System easybill (easybill GmbH), wodurch die gesetzlichen steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren erfüllt werden. Rechtsgrundlage für easybill ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b und lit. c DSGVO; für die internen Finanztools gilt unser berechtigtes Interesse an einer ordnungsgemäßen Buchführung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) sowie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO).

3.10 IT-Infrastruktur & Cloud-Speicher (Microsoft 365 & Kollaborations-Tools)

Unsere interne Bürokommunikation, Dateiablage, Nutzerverwaltung und Dokumentenbearbeitung läuft über die Cloud-Infrastruktur von Microsoft 365 (inkl. SharePoint, OneDrive, Teams, Forms, Entra ID, Intune, Defender und PowerApps, bereitgestellt durch Microsoft Ireland Operations Limited). Soweit technisch konfigurierbar, ist das Datenhosting auf Server in der EU beschränkt.

Zur internen Projektorganisation setzen wir monday.com (monday.com Ltd., Hosting erfolgt auf deutschen Servern) ein. Zur Passwortsicherung nutzen wir Bitwarden und zur internen Softwarekoordination Azure DevOps, Todoist und Postman. Über Todoist und Postman werden ausschließlich technische Funktionstests und interne Aufgabenstrukturen ohne jeglichen Personenbezug zu Hotelgästen verarbeitet. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren IT-Umgebung und strukturierten Betriebsorganisation (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO).

Datenverarbeitung auf Social Media-Plattformen

Wir sind in Social Media-Netzwerken vertreten, um dort unsere Organisation und unsere Leistungen vorzustellen. Die Betreiber dieser Netzwerke verarbeiten Daten ihrer Nutzer regelmäßig zu Werbezwecken. Unter anderem erstellen sie aus ihrem Onlineverhalten Nutzerprofile, die beispielsweise dazu verwendet werden, um auf den Seiten der Netzwerke und auch sonst im Internet Werbung zu zeigen, die den Interessen der Nutzer entspricht. Dazu speichern die Betreiber der Netzwerke Informationen zu dem Nutzungsverhalten in Cookies auf dem Rechner der Nutzer. Es ist außerdem nicht auszuschließen, dass die Betreiber diese Informationen mit weiteren Daten zusammenführen. Weitere Informationen sowie Hinweise, wie Nutzer der Verarbeitung durch die Seitenbetreiber widersprechen können, erhalten Nutzer in den unten aufgeführten Datenschutzerklärungen der jeweiligen Betreiber. Es kann auch sein, dass die Betreiber oder ihre Server in Nicht-EU-Staaten sitzen, so dass sie Daten dort verarbeiten. Hierdurch können sich für die Nutzer Risiken ergeben, z.B. weil die Durchsetzung ihrer Rechte erschwert wird oder staatliche Stellen Zugriff auf die Daten nehmen.

Wenn Nutzer der Netzwerke mit uns über unsere Profile in Kontakt treten, verarbeiten wir die uns mitgeteilten Daten, um die Anfragen zu beantworten. Darin liegt unser berechtigtes Interesse, so dass Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO ist.

4.1 Facebook

Wir unterhalten ein Profil auf Facebook. Betreiber ist Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Die Datenschutzerklärung ist hier abrufbar: https://www.facebook.com/policy.php. Eine Möglichkeit, der Datenverarbeitung zu widersprechen, ergibt sich über Einstellungen für Werbeanzeigen: https://www.facebook.com/settings?tab=ads. Wir sind auf Grundlage einer Vereinbarung gemeinsam im Sinne von Art. 26 DSGVO mit Facebook für die Verarbeitung der Daten der Besucher unseres Profils verantwortlich. Welche Daten genau verarbeitet werden, erklärt Facebook unter https://www.facebook.com/legal/terms/information_about_page_insights_data. Betroffene können ihre Rechte sowohl gegenüber uns als auch gegenüber Facebook wahrnehmen. Nach unserer Vereinbarung mit Facebook sind wir aber dazu verpflichtet, Anfragen an Facebook weiterzuleiten. Betroffene erhalten also eine schnellere Rückmeldung, wenn sie sich direkt an Facebook wenden.

4.2 Instagram

Wir unterhalten ein Profil auf Instagram. Betreiber ist Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland. Die Datenschutzerklärung ist hier abrufbar: https://help.instagram.com/519522125107875.

4.3 YouTube

Wir unterhalten ein Profil auf YouTube. Betreiber ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Die Datenschutzerklärung ist hier abrufbar: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

4.4 LinkedIn

Wir unterhalten ein Profil auf LinkedIn. Betreiber ist LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland. Die Datenschutzerklärung ist hier abrufbar: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy?_l=de_DE. Eine Möglichkeit, der Datenverarbeitung zu widersprechen, ergibt sich über die Einstellungen für Werbeanzeigen: https://www.linkedin.com/psettings/guest-controls/retargeting-opt-out.

Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Eine aktuelle Version ist jeweils hier verfügbar.

Fragen und Kommentare

Für Fragen oder Kommentare bezüglich dieser Datenschutzerklärung stehen wir gern unter den oben angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung.

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